woensdag 10 april 2013

Werken in processen, hoe organiseer je dat?

Arnold van den Akker, informatiemanager bij ROC Nijmegen deelt zijn ervaringen als betrekkelijke nieuwkomer in het onderwijs. Alle deelnemers worden eerst uitgenodigd eens na te denken over wat ze uit het verhaal willen halen.

Binnen ROC Nijmegen bestond een situatie waarin er een duidelijke scheiding was tussen onderwijs en ondersteuning. Elk organisatieonderdeel had zijn eigen processen, taal en prioriteiten. De vraag is in hoeverre iedereen bezig is met het leren van de student.


Het streven is gericht op een aantal elementen:
. Samen voor de student en niet iedereen zijn eigen ding.
. Een samenhangende organisatie in plaats van geïsoleerde eilanden.
. Effectiviteit en efficiënt en met energie de dingen doen waar je goed in bent.

De vraag is hoe je dit voor elkaar krijgt, hoe je zorgt dat het niet blijft bij processen als papieren tijger.

Het speelveld wordt gevormd door het negenvlak van Rik Maes, alleen heeft Arnold het model gekanteld, zodat de uitvoering van de primaire processen op een staat. Daar is het immers om begonnen.

Er is een duidelijk onderscheid te maken tussen proces en resultaat. Als je praat over resultaatverantwoordelijkheid, gaat het om sturen en uitvoeren waarbij het gaat om het doen in vrijheid, binnen de kaders van de wet en de eigen afspraken.
Bij procesverantwoordelijkheid gaat het om gphet faciliteren en regisseren.

Het negenvlak kun je op een andere doorsnede bekijken waarbij de rollen zichtbaar worden gemaakt. De 'gebruiker' staat daarbij centraal. Een gebruiker wordt vooral ondersteund door een 'keyuser'. Er is een rol weggelegd voor het management en beheer. Daarnaast wordt een accent gelegd op de 'eigenaar'. Een eigenaar is procesverantwoordelijk. Die wordt ondersteund door een functioneel beheerder. Een informatiemanager speelt in het geheel een rol in het waarborgen van de samenhang tussen processen en applicaties.
Voor een aantal applicaties is er inmiddels een wijzigingsoverleg georganiseerd.

Eigenaarschap is geregeld per proces en niet per afdeling. Daarbij gaat het niet alleen om hetnonderwijs maar ook de intergale bedrijfsvoering. Administratie maakt deel uit van het ondersteunende proces. De procesverantwoordelijkheid ligt bij de beleidsverantwoordelijke (management).
Dat maakt helder waar verantwoordelijkheden liggen. Een onderwijsmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderwijsproces (resultaatverantwoordelijk), het eigenaarschap van de onderwijsprocessen ligt bij de Directeur Onderwijs en Kwaliteit (procesverantwoordelijkheid).

De processen zijn in kaart gebracht in de vorm van een procesplaat. Die ziet er wat anders uit dan de Triple A procesplaat. Er is meer gekeken vanuit het gedachtegoed van Porter.

Enerzijds betekent het meer samenhang en een meer professionele aanpak, die echter wel meer overleg en afstemming vraagt. Het model is geen ultieme oplossing. Als iemand wil kan die het systeem gebruiken om dingen georganiseerd mis te laten lopen. Dat vraagt om sturing op het goed oppakken van de rol van betrokken medewerkers.

Veel instellingen kennen het CAB, een change advisory board, een clubje met vertegenwoordigers van de verschillende groepen, die wijzingen bekijken en daarover besluiten. Bij ROC Nijmegen wordt meer gezocht naar een CCB, een change control board. Daarin moet je rekening kunnen houden met het niveau van besluitvorming. Kleine wijzingen op laag niveau, grotere wijzingen op een wat hoger niveau, ketenwijzingen op een hoog niveau.

Het procesmodel wordt ondersteund door een jaarkalender: wie doet wat waarmee waartoe?
Daarvan afgeleid is de jaaragenda, de data die voor iedereen gelden in het geheel.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten